- 4857 Sayılı İş Kanunu, Kanunlar
- 15 Aralık 2025
İş Kanunu 75. Madde
İşçi özlük dosyası
Madde 75 – İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İşçi Özlük Dosyası Zorunluluğu, İçeriği ve Veri Gizliliği
Çalışma hayatında yasal uyumluluğun ve kişisel veri korumasının en önemli noktası, İşçi Özlük Dosyasıdır. 4857 sayılı İş Kanununun 75. maddesi, bu dosyanın düzenlenmesi, içeriği, saklanma yükümlülüğü ve en önemlisi, dosyada yer alan bilgilerin gizliliği ve hukuka uygun kullanımı konularında işverenlere birtakım sorumluluklar yüklemektedir. İşçi Özlük Dosyası, hem işveren için hem de işçi için çalışma hayatına dair tüm kayıtların tutulduğu resmî bir belgedir. Belirtmekte fayda var ki özlük dosyası tutulması zorunludur.
İşçi Özlük Dosyası Nedir ve Zorunlu İçeriği
İş Kanunu Madde 75’e göre, işveren çalıştırdığı her bir işçi için ayrı ayrı bir özlük dosyası düzenlemekle yükümlüdür. Bu, bir işveren için mutlak ve istisnasız bir zorunluluktur. İşçiye dair tüm kayıtlar özlük dosyasında tutulmaktadır.
Dosyada Bulunması Gereken Temel Belgeler
Özlük dosyası, sadece kimlik bilgilerini değil, iş ilişkisinin başlangıcından sona ermesine kadar geçen süreçteki tüm önemli belgeleri içermelidir.
- Kimlik ve İletişim Bilgileri: Nüfus cüzdanı sureti, ikametgâh belgesi, fotoğraf sicil dosyasına eklenmelidir.
- İş İlişkisinin Kuruluşu: İş sözleşmesi, işe giriş bildirgesi, deneme süresi kaydı sicil dosyasına eklenmelidir.
- Yasal Zorunluluk Belgeleri: İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Eğitim Belgesi ve kayıtları. Periyodik sağlık muayenesi raporları (özellikle tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde). Mesleki yeterlilik veya diploma suretleri, fazla mesai onayları sicil dosyasında bulunmalıdır.
- İş İlişkisinin Devamı: Ücret pusulaları, izin belgeleri (yıllık izin, ücretli/ücretsiz izin), performans değerlendirme raporları sicil dosyasında bulunmalıdır.
- Disiplin ve Sözleşme Feshi: Varsa uyarılar, savunmalar, ihtarname tebliğleri ve işten çıkış bildirgesi (İşten ayrılış belgesi) sicil dosyasında bulunmalıdır.
- Diğer Kanunlara Göre Zorunlu Belgeler: Özellikle engelli, eski hükümlü ve terörle mücadelede yaralanan işçiler için gerekli belgeler sicil dosyasına eklenmelidir.
Madde 75, işvereni bu belgeleri saklamak ve istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermekle yükümlü kılar. Bu yetkili merciler genellikle Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı İş Müfettişleri ve SGK denetim elemanlarıdır. Ayrıca dava açıldığı takdirde işveren bu dosyayı mahkemeye sunmakla da yükümlüdür.
İşverenin Bilgiyi Kullanma ve Gizleme Yükümlülüğü
Madde 75’in ikinci fıkrası, özlük dosyasının en önemli unsurunu, yani kişisel verilerin korunması yükümlülüğünü ortaya koyar. Bu fıkra, doğrudan KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) hükümleri ile de ilişkilidir.
Dürüstlük Kuralı ve Hukuka Uygun Kullanım
İşveren, işçi hakkında edindiği tüm bilgileri kullanırken iki temel ilkeye uymak zorundadır. Bilgiler, işçi aleyhine kötü niyetli veya ayrımcı bir amaçla kullanılamaz. Örneğin, bir işçinin sağlık durumu hakkındaki bilgi, onu işten çıkarmak için bahane olarak kullanılamaz. Ayrıca bu bilgiler sadece iş ilişkisinin gerektirdiği amaçlar için işlenebilir ve saklanabilir. İşçinin açık rızası olmadan özel nitelikli kişisel veriler (sağlık, cinsel yaşam, sendika üyeliği gibi) toplanamaz ve kullanılamaz.
Gizli Kalması Gereken Bilgiler
İşveren, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür. Bu, özellikle kişisel tüm veriler için geçerlidir. İşçinin kronik hastalıkları veya ruh sağlığına dair raporlar, ailevi sorunlar, borç durumu, özel iletişim bilgileri gibi konular, işçinin aldığı ücret ve yan haklar, genellikle ticari sır kapsamına girse de, işçinin rızası olmadan üçüncü şahıslarla paylaşılamaz.
Bu yükümlülüğün ihlali, işverenin hem İş Kanununa aykırılıktan idari para cezası almasına hem de KVKK kapsamında hukuki ve cezai yaptırımlarla karşılaşmasına neden olur.
Yasal Uyumluluk ve İdari Yaptırımlar
İşçi özlük dosyasının düzenlenmemesi veya eksik tutulması, işveren için birtakım sonuçlar doğurur. Buna göre;
- Denetim ve İspat: Özlük dosyası, olası bir işçi alacağı davasında (fazla mesai, izin hakkı vb.) veya İş Müfettişi denetiminde işverenin yükümlülüklerini yerine getirdiğini ispatlayan tek resmî kaynaktır. Dosya eksikse, ispat yükü genellikle işveren aleyhine sonuçlanır.
- İdari Para Cezası: İş Kanununun ilgili maddesi uyarınca, her bir işçi için ayrı ayrı özlük dosyası düzenleme yükümlülüğünü yerine getirmeyen işverene idari para cezası uygulanır. Bu ceza miktarı her yıl yeniden değerleme oranına göre artırılmaktadır.
Sonuç olarak, İş Kanunu Madde 75, modern iş hukuku standartlarında kayıt tutma, şeffaflık ve kişisel verilerin korunması üçgeninde işverene önemli sorumluluklar yüklemektedir. İşverenlerin, dijital veya fiziksel ortamda dahi olsa, özlük dosyalarını eksiksiz, güncel ve gizlilik ilkelerine uygun şekilde yönetmeleri zorunludur.